ΤΗΛΕΦΩΝΙΚΗ ΕΠΙΚΟΙΝΩΝΙΑ

ΕΙΝΑΙ ΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΚΑΤΑΛΛΗΛΟ ΜΕΣΟ ΓΙΑ ΑΝΑΖΗΤΗΣΗ ΜΙΑΣ ΘΕΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ;

 Ίσως να πιστεύετε ότι είναι πιο σωστό να στείλετε μια επιστολή ή να παρουσιαστείτε επί τόπου, ζητώντας μια συνάντηση. Κι όμως το τηλέφωνο είναι πολύτιμο εργαλείο για όσους αναζητούν εργασία προκειμένου να δηλώσουν αυθόρμητη υποψηφιότητα, γιατί συνδυάζει αποτελεσματικότητα και ταχύτητα. Οι εργοδότες το γνωρίζουν: όλο και περισσότερο, το τηλέφωνο γίνεται μέσο πρόσληψης.

 Το να γνωρίζετε πως να επικοινωνήσετε με έναν εργοδότη από το τηλέφωνο σας επιτρέπει να:

 Έχετε πρόσβαση σε θέσεις εργασίας για τις οποίες η πρόσληψη ως διαδικασία ξεκινά μέσω τηλεφώνου
Χρησιμοποιήσετε ένα μέσω επικοινωνίας πιο άμεσο από ένα γράμμα και να καταφέρετε να κλείσετε μια συνέντευξη
Έχετε αμέσως μια απάντηση και μερικές φορές πολύτιμες πληροφορίες που αφορούν στις ανάγκες της επιχείρησης για προσωπικό

 ΤΙ ΑΝΤΙΠΡΟΣΩΠΕΥΕΙ ΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ ΓΙΑ ΕΝΑΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ;

 Ένα καθημερινό εργαλείο με αδιαμφισβήτητα προσόντα

·         Εύκολο στη χρήση

·         Γρήγορο

·         Οικονομικό (αποφεύγετε ταξίδια και μετακινήσεις)

·         Επιτρέπει τη συναλλαγή καθώς δύο συνομιλητές σε πραγματικό χρόνο, μπορούν να διαπραγματευτούν και να αποφασίσουν

·         Ευέλικτο: στη διάρκεια μιας τηλεφωνικής συνομιλίας, τίποτα δεν σας εμποδίζει να σημειώνετε, να συμβουλεύεστε κάποιο έγγραφο ή έντυπο ή την οθόνη του υπολογιστή σας

·         Φιλικό: το τηλέφωνο επιτρέπει την ουσιαστική επικοινωνία καθώς ακόμη και ο τόνος της φωνής ή το χαμόγελο γίνονται άμεσα αισθητά.

Όλοι αυτοί οι λόγοι εξηγούν γιατί οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν το τηλέφωνο στη διαδικασία πρόσληψης προσωπικού

 Η ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΤΗΛΕΦΩΝΟΥ ΣΤΙΣ ΔΙΑΔΙΚΑΣΙΕΣ ΠΡΟΣΛΗΨΗΣ

 Οι εργοδότες χρησιμοποιούν το τηλέφωνο σε διάφορα στάδια μιας διαδικασίας πρόσληψης και ειδικότερα για να:

1. Ορίσουν τη συνάντηση με τους υποψήφιους που έχουν επιλέξει

2. Ζητήσουν συμπληρωματικές πληροφορίες από ένα υποψήφιο του οποίου το γράμμα ή το βιογραφικό έχει κριθεί ενδιαφέρον

3. Για να δεχθούν αυθόρμητες υποψηφιότητες

4. Για να αποφασίσουν σε πρώτο επίπεδο (κατ’ αρχήν) την πρόσληψη

Πως αντιμετωπίζονται οι τηλεφωνικές συνομιλίες;

Μερικές φορές, οι τηλεφωνικές συνομιλίες «φιλτράρονται» από τους γραμματείς καθώς ο εργοδότης έχει προσδιορίσει από πριν, τα τηλεφωνήματα στα οποία επιθυμεί να απαντήσει. Ο/η γραμματέας μπορεί λοιπόν να αποφασίσει να του «περάσει» κάποια τηλεφωνήματα υποψηφίων που θα μπορούσαν να ενδιαφέρουν την επιχείρηση.

Κάποιοι εργοδότες απαντούν σε όλα τα τηλεφωνήματα χωρίς να γνωρίζουν το άτομο που τηλεφωνεί. Θεωρούν ότι έτσι κερδίζουν χρόνο ιδιαίτερα στην περίπτωση που μια πρόσληψη σε συγκεκριμένη θέση επείγει.

ΠΩΣ ΝΑ ΕΡΘΕΤΕ ΣΕ ΕΠΑΦΗ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ ΑΠΟ ΤΟ ΤΗΛΕΦΩΝΟ

Εκμεταλλευτείτε τα 20 πρώτα δευτερόλεπτα

·         Μιλάτε σε τόνο φιλικό, χαμογελαστό και δυναμικό.

·         Χαιρετήστε, πείτε το όνομά σας και δώστε μερικές σύντομες πληροφορίες για σας

«Καλημέρα, είμαι (….), τηλεφωνώ εκ μέρους του…..»

«Ξέρω ότι αναζητάτε…..»

«Είχαμε συναντηθεί (σε μια συγκέντρωση, σε μια εκδήλωση….)»

«Εργαζόμουν μέχρι πρόσφατα για τον κύριο Χ, τον προμηθευτή σας σε…»

·         Σιγουρευτείτε ότι μιλάτε στο σωστό άτομο

«Ο κύριος Χ;»

«Είστε ο υπεύθυνος προσωπικού;»

«Είστε ο διευθυντής της εταιρίας ….;»

«Ασχολείστε με τις προσλήψεις προσωπικού;»

·         Εξηγήστε με συντομία το λόγο για τον οποίο τηλεφωνείτε:

«Θα ήθελα να σας συναντήσω για να συζητήσω μαζί σας τα σχέδια για την ανάπτυξη της εταιρίας και τον τρόπο με τον οποίο μπορώ να σας βοηθήσω»

«Θα ήθελα να σας παρουσιάσω την εμπειρία μου, η οποία νομίζω ότι θα ενδιέφερε την εταιρία σας»

«Αναζητάτε ένα συνεργάτη για….. και νομίζω ότι είμαι κατάλληλος γι’ αυτή τη θέση».

Προκαλέστε το ενδιαφέρον του συνομιλητή σας

·         Χρησιμοποιείστε λέξεις όπως «εσείς», το «δικό σας», τα «δικά σας»

·         Αποδείξτε ότι γνωρίζετε αρκετά πράγματα για το συνομιλητή σας και την εταιρία του

«Στην τελευταία έκθεση που έγινε…. το περίπτερο της εταιρίας σας μου έκανε ιδιαίτερη εντύπωση γιατί….»

«Οι μικρές αγγελίες που δημοσιεύετε τακτικά….. δείχνουν ότι…»

«Στη διαφήμισή που δημοσιεύσατε…….. εξηγείτε ότι….»

·         Δείξτε ότι γνωρίζετε και καταλαβαίνετε την κατάσταση, τις ανάγκες και τα προβλήματα της επιχείρησης

«Οι πολλές παραγγελίες του Χ….πρέπει…..»

«Η επιτυχία του Χ προϊόντος……απαιτεί σίγουρα…..»

·         Κάντε το συνομιλητή σας να σας απαντήσει αμέσως. Κάντε του ερωτήσεις και μη μονοπωλείτε τη συζήτηση

«Το προσωπικό της εταιρίας σας είναι όσο ακριβώς χρειάζεστε;»

«Έχετε ήδη βρει το / τη βοηθό για…..»

«Για να εξακολουθήσει η επιχείρηση να αναπτύσσεται, δεν θα επενδύσετε…σε;»

·         Να προσέχετε πολύ τον τόνο των απαντήσεων που σας δίνουν

·         Εάν καταλάβετε ότι ενοχλείτε, προτείνετε μια εναλλακτική λύση, χωρίς να φανείτε επιθετικοί

«Δεν θέλω να κάνω κατάχρηση του χρόνου σας, αλλά μήπως θα μπορούσαμε να συνεχίσουμε αυτή τη συζήτηση από κοντά;»

«Ο χρόνος σας είναι σίγουρα πολύτιμος…Πότε θα μπορούσα να σας ξανακαλέσω; κάποια άλλη μέρα αυτή την εβδομάδα ή καλύτερα την επόμενη;»

Παρουσιάστε με δυναμικό τρόπο κάποια ισχυρά επιχειρήματα

·         Μην μπαίνετε σε λεπτομέρειες. Δημιουργήστε στο συνομιλητή σας την επιθυμία να μάθει περισσότερα

·         Παρουσιάστε γεγονότα και καταστάσεις από τα οποία υπάρχουν ενδιαφέροντα αποτελέσματα

Τελειώστε τη συζήτηση παίρνοντας κάποια πρωτοβουλία

·         Αναφέρετε ότι θα σας ενδιέφερε πολύ μια ενδεχόμενη συνάντηση ανάμεσα σε εσάς και στον συνομιλητή σας.

·         Προτείνετε τρόπους για μια ενδεχόμενη συνάντηση.

«Θα περάσω από….σε καμιά δεκαπενταριά μέρες. Θα μπορούσα να σας κάνω ένα τηλέφωνο τότε;»

«Σε αναμονή μιας πιθανής συνάντησης μεταξύ μας, σας στέλνω το βιογραφικό μου. Θα επικοινωνήσω μαζί σας σε μερικές μέρες. Ίσως αν μπορείτε κι εσείς, στο τέλος της επόμενης εβδομάδας;»

·         Ευχαριστείστε για το χρόνο και την προσοχή που σας διέθεσαν.

 

Πριν κάνετε το πρώτο τηλεφώνημα έχετε στο μυαλό σας τα εξής:

·          Εάν είναι αναγκαίο, κάνω πριν «πρόβα» (με ένα μαγνητόφωνο ή με φίλους)

·          Βρίσκομαι σε ένα μέρος ήσυχο που δεν θα με ενοχλήσει κανείς

·          Είναι η κατάλληλη ώρα για να τηλεφωνήσω (ή είναι η ώρα που μου υπέδειξαν για να τηλεφωνήσω)

·          Έχω τα κατάλληλα υλικά (μπλοκ, στυλό) για να κρατήσω σημειώσεις ή την ατζέντα μου Γνωρίζω το όνομα και την ιδιότητα του ατόμου στο οποίο θα τηλεφωνήσω

·          Θυμάμαι καλά το όνομα του ατόμου που μου υπέδειξε το άτομο στο οποίο τηλεφωνώ

·          Έχω προετοιμάσει τα επιχειρήματα και τις φράσεις που πιθανόν, να πρέπει να χρησιμοποιήσω

·          Γνωρίζω συγκεκριμένες πληροφορίες για την επιχείρηση στην οποία τηλεφωνώ

·          Προετοιμάζομαι για να ζητήσω συνάντηση, γιατί αυτός είναι ο σκοπός μου

·          Είμαι έτοιμος / έτοιμη να αφήσω ένα μήνυμα εφ’ όσον «βγαίνει» τηλεφωνητής

Εάν έστω και μια από τις παραπάνω φράσεις δεν ανταποκρίνεται σε αυτά που γνωρίζετε ή σε αυτά που είστε έτοιμος / έτοιμη να κάνετε, θα ήταν προτιμότερο να αφήσετε το τηλεφώνημα για αργότερα, ώστε να έχετε περισσότερες πιθανότητες επιτυχίας.

 ΛΑΘΗ ΠΟΥ ΘΑ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΑΠΟΦΥΓΕΤΕ

Να είστε έτοιμοι να κλείσετε το τηλέφωνο στο παραμικρό εμπόδιο ή στην παραμικρή αντίσταση που θα συναντήσετε

Να είστε αγενείς ή εχθρικοί με την τηλεφωνήτρια και τις γραμματείς

Να μιλάτε πολλή ώρα, χωρίς να δώσετε την ευκαιρία στο συνομιλητή σας να μιλήσει και εκείνος

Να μιλάτε μόνο για τον εαυτό σας

Να διστάζετε, να ζητάτε συγνώμη και γενικά να δίνετε την εντύπωση ότι δεν ξέρετε τι θέλετε

Να χρησιμοποιείτε φράσεις ιδιαίτερης συστολής
«Ελπίζω ότι δεν σας ενοχλώ!….»
«Θα είχατε την καλοσύνη να με δεχθείτε για ένα ραντεβού»

Να περάσετε ώρα εξηγώντας το λόγο του τηλεφωνήματος σας χωρίς να είστε σίγουροι ότι απευθύνεστε στο σωστό άτομο

Να μιλάτε πολύ γρήγορα, σα να κάνετε αγγαρεία

Να κλείσετε το τηλέφωνο, χωρίς να έχετε κλείσει ένα επόμενο ραντεβού

 ΧΡΗΣΙΜΟΙ ΚΑΝΟΝΕΣ

Τηλεφωνήστε με ηρεμία, από ένα άνετο μέρος, και έχοντας μπροστά σας χαρτί και μολύβι για να κρατάτε σημειώσεις

Σημειώστε από πριν κάποιες φράσεις κάποιες φράσεις που πιθανόν να χρησιμοποιήσετε και τα κυριότερα επιχειρήματα σας

Μπείτε στο πνεύμα του διαλόγου: μιλήστε αλλά κάντε και τον άλλο να μιλήσει. Ακούτε με προσοχή

Εξηγείστε στις γραμματείς ποιος είστε και για ποιο λόγο τηλεφωνείτε, με λίγα λόγια και με ευγενικό τρόπο

Εκμεταλλευτείτε τα πρώτα λεπτά της συζήτησης για να χρησιμοποιήσετε φράσεις που δημιουργούν οικειότητα. Μιλήστε στο συνομιλητή σας για την επιχείρηση του

 «Προκαλέστε» το συνομιλητή σας να απαντήσει με συγκεκριμένες ερωτήσεις ή προτείνοντας εναλλακτικές λύσεις. «Προτιμάτε…… ή……»

Ανακοινώστε με σαφήνεια τι ακριβώς ζητάτε (ένα ραντεβού….) και προτείνετε το χρονικό διάστημα το οποίο μπορεί να περάσει μέχρι την επόμενη φορά που θα επικοινωνήσετε με το συνομιλητή σας